Packing list là gì? Cách lập Packing List xuất nhập khẩu

Packing List là gì? Đây là một chứng từ quan trọng trong hoạt động thương mại và vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Mẫu phiếu hàng hóa (Packing list) mô tả chi tiết về hàng hóa, thông tin đóng gói, giúp kiểm soát và quản lý lô hàng dễ dàng hơn. Đây cũng chính là cầu nối thông tin giữa người bán và người mua. Cùng Phú An PE tìm hiểu rõ hơn qua bài viết sau. 

Packing list là gì?

Phiếu đóng gói hàng hóa, hay còn gọi là ‘Packing List’, đóng vai trò thiết yếu trong việc hoàn thiện hồ sơ xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp. Đôi khi, nó còn được gọi bằng những tên khác như bảng kê hàng hoá.

Trên đó, các mặt hàng mà bên xuất khẩu đã bán cho bên nhập khẩu sẽ được ghi rõ, giúp người mua có thể kiểm soát lô hàng một cách dễ dàng hơn. 

Đối tác thương mại có thể xem Packing List như một biến thể của hóa đơn, và có thể tạo nó dựa trên các mẫu có sẵn, chỉ cần chỉnh sửa cho phù hợp với thông tin của lô hàng cụ thể. 

Phân loại Packing List

Detailed Packing List là gì?

Đây là một tài liệu mô tả từng mặt hàng trong lô hàng một cách chi tiết. Nó thường bao gồm thông tin về số lượng, mô tả, trọng lượng và giá trị của mỗi mặt hàng. Nó cũng có thể chứa thông tin bổ sung như mã sản phẩm, chất liệu và kích thước. 

Detailed Packing List đặc biệt quan trọng đối với việc vận chuyển hàng hóa quốc tế, vì nó giúp đảm bảo rằng tất cả mặt hàng được giao đúng và được xử lý đúng theo quy định của hải quan.

Neutrai Packing List là gì?

Neutral Packing List”, hay còn gọi là danh sách đóng gói trung lập trong tiếng Việt, là một phiếu đóng gói hàng hóa không chứa bất kỳ thông tin nhận dạng của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nào. 

Điều này có thể bao gồm tên, logo, địa chỉ và thông tin liên hệ. Mục đích của việc sử dụng Neutral Packing List thường là để bảo vệ quyền lợi của nhà nhập khẩu, người có thể không muốn khách hàng của mình biết nguồn gốc thực sự của hàng hóa. Hoặc trong trường hợp nhà xuất khẩu không muốn cạnh tranh với khách hàng của mình. 

Packing and Weight List là gì?

Packing and Weight List hay danh sách đóng gói và trọng lượng – một tài liệu cung cấp chi tiết về cả đóng gói và trọng lượng của các mặt hàng trong một lô hàng cụ thể. 

Đây là một phần không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu, giúp cả nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu theo dõi và quản lý lô hàng của mình một cách hiệu quả.

Thông tin thường gồm số lượng, loại đóng gói (ví dụ: thùng, pallet, túi, màng đóng gói (thường là màng bọc PE)), kích thước đóng gói và trọng lượng của mỗi mặt hàng bao nhiêu. Đôi khi, nó cũng có thể bao gồm thông tin về giá trị và loại hàng hóa. 

Packing List dùng để làm gì?

Mục đích của Packing List chính là cung cấp chi tiết về nội dung cụ thể của một lô hàng hoặc một đơn đặt hàng. Đây là một chứng từ không thể thiếu trong việc giao dịch thương mại và vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Dưới đây là một số chức năng chính của Packing List:

• Kiểm soát hàng hóa: Packing List giúp người mua kiểm tra và xác nhận số lượng và loại hàng hóa mà họ nhận được từ người bán hàng. Đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng đã được giao đúng như dự kiến.
• Hỗ trợ khai báo hải quan: Hải quan sử dụng Packing List để kiểm tra và xác minh nội dung của lô hàng, giúp điều chỉnh và áp dụng đúng quy định về thuế và phí.
• Facilitate logistics: Người vận chuyển sử dụng Packing List để lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả, từ việc xác định không gian cần thiết cho lô hàng, đến việc xếp dỡ và vận chuyển chúng một cách an toàn.
• Đảm bảo bảo hiểm: Các nhà cung cấp bảo hiểm sử dụng Packing List để xác định giá trị của hàng hóa và rủi ro liên quan, giúp họ cung cấp bảo hiểm phù hợp.

Cách lập nội dung Packing List mẫu 

Trên thực tế, packing list trong xuất nhập khẩu hàng hóa đúng quy chuẩn thủ tục hải quan sẽ bao gồm các nội dung chính như sau:

• Số hoá đơn, ngày lập hoá đơn.
• Tên, địa chỉ cụ thể của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
• Những thông tin về lô hàng, điển hình là số lượng, trọng lượng, số kiện hàng, thể tích kiện hàng, hình thức thanh toán…
• Thông tin chính xác về cảng xếp dỡ hàng hoá. Cảng đi và cảng đến,…
• Thông tin tên tàu và số chuyến.
• Xác nhận của bên xuất khẩu: Ký rõ ràng và đóng dấu.
• Remark: Những ghi chú thêm về lô hàng.

Cách đọc Packing List

Để đọc một “Packing List” hay “Phiếu đóng gói hàng hóa”, bạn cần chú ý đến một số thông tin quan trọng sau đây:

• Thông tin cơ bản: Đây là thông tin về người xuất khẩu và người nhập khẩu, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của cả hai bên.
• Mô tả hàng hóa: Trên mỗi Packing List sẽ có thông tin chi tiết về các mặt hàng cần vận chuyển. Thông tin này thường bao gồm tên sản phẩm, số lượng, mô tả sản phẩm, và đôi khi là giá trị của sản phẩm.
• Thông tin đóng gói: Đây bao gồm chi tiết về cách mà hàng hóa được đóng gói, ví dụ như số lượng và loại thùng hàng.
• Tổng trọng lượng và kích thước: Đây là kích thước, cân nặng của tất cả hàng hóa trong lô hàng. Điều này giúp các bên vận tải và hải quan xác định không gian và công suất cần thiết để vận chuyển hàng hóa.
• Chữ ký và ngày: Chữ ký của người chịu trách nhiệm và ngày tháng cần có để xác nhận thông tin trên Packing List là chính xác.

Hãy nhớ rằng mỗi Packing List có thể khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của người xuất khẩu, người nhập khẩu và quy định hải quan cụ thể. Tuy nhiên, thông tin trên đây thường có trong hầu hết các Packing List.

Cần lưu ý gì khi lập packing list?

Đảm bảo chính xác: Tất cả thông tin trên Packing List cần phải chính xác và đầy đủ. Điều này bao gồm thông tin về người xuất khẩu và người nhập khẩu, thông tin chi tiết về các mặt hàng, và thông tin về cách đóng gói.

• Mô tả hàng hóa rõ ràng: Mô tả về mỗi mặt hàng cần phải rõ ràng và dễ hiểu. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đọc Packing List có thể hiểu được nội dung của lô hàng.
• Điền đầy đủ thông tin về đóng gói: Điều này bao gồm số lượng và loại thùng hàng, kích thước và trọng lượng của từng gói hàng.
• Chữ ký và ngày tháng: Hãy nhớ đặt chữ ký và ghi rõ ngày tháng để xác nhận thông tin trên Packing List là chính xác.
• Tuân thủ quy định hải quan: Một số quốc gia có những quy định cụ thể về nội dung cần có trên Packing List. Đảm bảo rằng bạn đã hiểu và tuân thủ những quy định này.
• Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Tùy thuộc vào quốc gia của người nhập khẩu, bạn có thể cần phải lập Packing List bằng tiếng Anh, tiếng Việt Nam hoặc ngôn ngữ khác.
• Bảo mật thông tin: Cẩn thận không để lộ thông tin nhạy cảm hoặc bí mật thương mại trên Packing List, trừ khi thực sự cần thiết.

Qua bài viết này, Phú An PE hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm Packing List là gì và các kiến thức liên quan. Đừng quên rằng việc lập và sử dụng Packing List một cách chính xác và hiệu quả sẽ giúp bạn kiểm soát hàng hóa, tối ưu hóa quá trình vận chuyển và tuân thủ đúng quy định hải quan. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết.